FAQ : quelles sont les règles de base des primes d’ancienneté ?
Par le 18 Mars 2024Pour récompenser la fidélité d’un travailleur dans l’entreprise, l’employeur a la possibilité de lui octroyer une prime d’ancienneté. Faisons le point sur les règles de base en cette matière.
Une prime d’ancienneté peut être attribuée aux travailleurs en service depuis un certain nombre d’années. Les primes d’ancienneté en nature, en espèces (par virement) ou sous forme de chèques-cadeaux ne sont pas, sous certaines conditions, considérées comme de la rémunération et de ce fait sont exonérées de cotisations de sécurité sociale et de précompte professionnel.
1. Combien d’années faut-il atteindre ?
Une prime d’ancienneté peut être octroyée deux fois au cours d’une carrière professionnelle chez un employeur.
L’attribution de la prime doit avoir lieu, au plus tôt, dans l’année calendrier au cours de laquelle le travailleur atteint 25 ans ou 35 ans de service. Cela veut dire que la prime peut être octroyée, pour la première fois, aux travailleurs qui ont une ancienneté supérieure à 25 ans (« au plus tôt ») ou, pour la deuxième fois, aux travailleurs qui ont une ancienneté supérieure à 35 ans.
La condition d’exonération doit être liée au fait qu’elle soit octroyée au plus tôt à respectivement 25 ou 35 ans de service sans qu’il soit exigé qu’elle soit accordée à l’occasion des 25 ou 35 ans de service. En effet, une prime d’ancienneté qui serait octroyée pour la première fois à l’occasion des 30 ans de service répond bien à la condition d’exonération liée à l’attribution.
Cependant, il faut impérativement que les 25 ans ou les 35 ans soient atteints.
2. Quel est le montant à respecter ?
Le montant doit s'élever à maximum :
- une fois le montant brut du salaire mensuel pour la première attribution (à partir de 25 ans d'ancienneté) ;
- deux fois le montant brut du salaire mensuel pour la seconde attribution (à partir de 35 ans d'ancienneté).
L’employeur qui ne respecte pas les conditions ou les montants précités devra retenir aussi bien les cotisations de sécurité sociale que le précompte professionnel, mais uniquement sur la partie excédentaire dudit montant.
Dans ce cas, la partie excédentaire de la prime constitue, dans le chef de l’employeur, une charge professionnelle déductible pour autant que le montant de l’avantage soit repris sur la fiche individuelle adéquate.
3. Qu’entend-on par salaire mensuel ?
Pour la détermination du montant de la prime d’ancienneté, le montant brut du salaire mensuel normal avant déduction des cotisations de sécurité sociale est pris en considération au moment de l’attribution de la prime d’ancienneté.
À titre dérogatoire, un employeur peut opter pour la formule qui consiste à fixer l’avantage en fonction du montant moyen brut d’une rémunération mensuelle dans son entreprise et non en fonction du montant brut du salaire mensuel du travailleur.
Les employeurs qui optent pour cette formule doivent, pour chaque année civile, fixer le montant moyen brut de la rémunération mensuelle dans l’entreprise en partant du rapport qui existe entre les rémunérations payées et le nombre d’équivalents temps plein au cours de l’année calendrier précédente.
Les employeurs qui invoquent cette dispense de calcul de cotisations doivent pouvoir communiquer tous les éléments et calculs permettant de déterminer si les avantages accordés respectent les montants maximums.
Au cours d’une même année calendrier, un employeur ne peut appliquer simultanément les deux modes de calcul. Dans ce cas, la dispense de calcul de cotisations n’est applicable à aucune prime d’ancienneté octroyée au cours de l’année calendrier considérée. Par année calendrier, l’employeur doit donc déterminer s’il attribue une prime d’ancienneté à ses collaborateurs sur la base de leur rémunération brute, ou plutôt sur la base de la rémunération moyenne mensuelle dans son entreprise.
4. Prime d’ancienneté ne veut pas dire prime de pension
Une prime qui est attribuée à l’occasion de la mise à la pension ou lors de la fermeture de l’entreprise et qui serait déterminée également sur la base du nombre d’années de service auprès de l’employeur n’est pas considérée comme une prime d’ancienneté. Une telle prime n’est en effet pas attribuée à l’occasion des 25 ou des 35 ans de service auprès du même employeur, mais bien à l’occasion de la mise à la pension ou de la fermeture de l’entreprise.
Si un travailleur prend sa pension et que l’employeur souhaite lui accorder une prime (car il a aussi 25 ans ou 35 ans d’ancienneté), il faudra tenir compte des montants spécifiques en cas de cadeau pour la mise à la pension (maximum 40 euros par année de service, minimum 120 euros et maximum 1.000 euros).
5. Norme salariale
Cette prime est concernée par la norme salariale. Il faut donc en tenir compte dans le cadre du calcul de la norme salariale (élément inclus dans la notion de coût salarial).
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Sources : O.N.S.S., « Instructions générales aux employeurs », notion de rémunération ; Circulaire n° Ci.RH.241/608.543 (AGFisc n° 27 /2011) du 23 mai 2011.